¿Qué es?

El Catálogo de Disposición Documental es el instrumento clave para llevar a cabo la valoración de los documentos, pues contiene los plazos de conservación que afectan a cada una de las series durante su ciclo vital. Este importante instrumento de descripción y control documental de la organización debe estar constituido como mínimo por una parte introductoria y presentación en donde se expresarán los datos necesarios para identificar la entidad titular de la documentación, información acerca del proceso de creación del Catálogo indicando las reglas que han sido elaboradas por la comisión de valoración, la fecha y órgano de dirección que aprobó el Catálogo y breves instrucciones de utilización del mismo, en donde se incluya el significado de los códigos empleados, un glosario donde se recoja la terminología y la definición de los conceptos esenciales, si es necesaria una explicación más detallada se puede elaborar un manual para el usuario.

    El Catálogo de Disposición Documental (también conocido como CADIDO por su nombre abreviado), se elabora con información que se recupera y analiza mediante un procedimiento técnico que involucra tanto a productores como a archivistas. Tiene que ser así porque de lo que en él se consigue se decidirá el destino final de los documentos y, por ende, de la información que éstos contienen. Esto quiere decir que el Catálogo nace de lo que en archivística se conoce como valoración primaria, que es la tarea de asignar valores a los documentos, así como determinar su vigencia, plazo de reserva y destino final que se le dará a cada serie, además de que porción y mediante que técnica se seleccionarán los documentos si es que no se conservarán todos los que se le integran en el trámite. Pero, además de la información que se consiga en el Catálogo tiene una utilidad práctica para el archivista en su quehacer cotidiano porque permite establecer la relación entre todos los elementos que lo integran; prácticamente muestra como una radiografía de la estructura del fondo documental.