Es el Instrumento de consulta resultado de la fase de identificación, que refleja la organización de un fondo documental o de la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos esenciales de su estructura (denominación de secciones y series, fechas extremas, etc.) Se fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la institución con base en la estructura orgánica y los procedimientos de ésta. La organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las diversas unidades administrativas de procedencia, llegando hasta su grado inferior. El cuadro de clasificación se organiza por fondo, secciones y series.

     El cuadro de clasificación es una herramienta muy útil que refleja la producción documental, pero en nivel abstracto, es decir que se trata de un instrumento que nos orienta en el fondo en el que estamos trabajando, nos sirve también como base para el desarrollo de otras herramientas metodológicas conceptuales como el catálogo de disposición y la tabla de retención y caducidades. Su utilidad práctica en el nivel concreto es cuando entramos en contacto con los documentos para identificarlos y comenzar la ordenación.  

     Sin el cuadro de Clasificación Documental no se puede llevar a cabo las tareas de archivo  porque facilita la búsqueda y la identificación, ya que es como un traje hecho a la medida que incluye todos los documentos de la organización, lo que evita duplicidades e inconexiones al consultar el fondo y durante la recuperación de información. También permite conocer el contexto en que se crea una serie y su relación con otras series. Además, en el cuadro de clasificación todas las series documentales están codificadas y organizadas jerárquicamente en categorías, que van de lo general a lo específico.