Existen al menos, tres formas de definir a los archivos:

1. El edificio que alberga documentos administrativos o históricos;
2. El conjunto de documentos organizados de acuerdo con la metodología desarrollada por la ciencia archivística, y
3. La institución que administra y regula archivos, como es el caso del Archivo General de la Nación o un Archivo General de un Estado.

Porque los archivos gestionan la producción de los documentos organizándolos, describiéndolos, conservándolos y dando acceso para la adecuada y oportuna toma de decisiones; Controlan una gran cantidad de documentos para la eficacia de las          administraciones.

Los archivos se organizan de acuerdo a un esquema lógico; los archivos son reflejo de las funciones y atribuciones, así como de las decisiones que se toman en las instituciones gubernamentales.

Los documentos que poseen las instituciones públicas se agrupan y ordenan dando como resultado un expediente, al conjunto de expedientes de las áreas Administrativas de éstas instituciones se les conoce como series documentales.

Hoy en día se cuenta con una Ley Federal de Archivos, pero el 15 de junio de 2019 entra en vigor la Ley General de Archivos y se derogan todas aquellas disposiciones que la contravengan; además hay una serie de leyes que sustentan la conservación y el buen trato que se debe dar a los documentos públicos; asimismo, existen normas internacionales que sirven de apoyo para la correcta administración de documentos producidos, administrados y conservados por las dependencias.

Los archivos representan la base de la transparencia y son la materia prima del acceso a la información, es decir, los sujetos obligados de las leyes de transparencia deben de documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencia o funciones, es por eso que el elemento principal del acceso a la información es el archivo donde se encuentren los documentos que contienen la información que requerimos o necesitamos.

Es el que alimenta la información a todos los demás integrantes del sistema para construir un andamiaje sólido, encaminado a establecer responsabilidades, entendidas éstas como respuestas de parte de los servidores públicos en materia política, social y financiera.

Las leyes de transparencia (federal y estatales) y la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, garantizan el tratamiento y adecuado uso de nuestros datos personales, éstos deben ser protegidos y conservados bajo estrictas medidas de seguridad.

Como sistemas de gestión, los archivos están estructurados con normas y políticas de actuación, con procesos bien definidos y con herramientas basadas en una sólida metodología.  Sin archivos sería difícil una buena gestión de la administración pública y el ejercicio del derecho de acceso a la información pública.